שימושים אפשריים במערכת מיחשוב הטפסים

מעבר ליכולת הבסיסית של הפיכת טופס PDF לטופס שניתן למלא אותו באינטרנט, ניתן ליישם מגוון רב של אפשרויות ביישום מערכת הטפסים.

נציג כאן מספר דוגמאות / אפשרויות אולם מספר היישומים הוא למעשה אין סופי ונתון רק לצרכים ו/או לדמיון של הלקוח.

לתשומת ליבכם, מדובר רק בדוגמאות שאינן מחייבות כמובן.

יצירת טופס עם שלבים /  Workflow

למשל, טופס בקשת רכש בארגון הבנוי ממספר שלבים  שבו כל שדה משויך למשתמש מסוים. 

יוזם הטופס הוא עובד בארגון הממלא את השדות בטופס שהוגדרו כשייכים אליו. לאחר שהוא/היא מסיימים למלא את הטופס, הטופס מועבר לשלב הבא שהוא לצורך הדוגמא המנהל הישיר.

גם מנהל זה יכול למלא רק את השדות ששוייכו אליו בהגדרת הטופס. בסיום מילוי הטופס על ידי המנהל הטופס מועבר לשלב הבא שהוא לצורך הדוגמא מחלקת משאבי אנוש.

למנהל המערכת יש בקרה על כל התהליך וניתן לראות מהו הסטטוס או השלב של כל טופס שהתחיל את התהליך.

 

 

ניתן גם ליישם תהליך בו המנהל או משאבי אנוש יכולים לסרב מסיבה כלשהי ולהחזיר את הטופס שלב אחד אחורה או ליוזם הטופס (לדוגמא, אם מדובר בבקשת רכש יתכן שהמותר המבוקש יקר מדי).

דיווח דוחות

אם אתם למשל רואי חשבון, מנהלי חשבונות וכו' הלקוחות שלכם יכולים למלא דוחות וטפסים שונים. לכם יש בקרה מלאה מי מילא מה ומתי או לחילופין, מי עדין לא מילא טופס שנדרש אליו.

ניתן לבצע מיונים וסינונים שונים על הנתונים.

 

 

טפסים שסוכנים ממלאים בשטח

סוכן של חברת תקשורת או חברה אחרת עובר בדירות שבבניין בו הוא מבקר. עבוד כל משפחה שהוא נכנס אליה הוא ממלא בטלפון הנייד שלו טופס רלבנטי. למנהל שלו יש בקרה על הפעולות שלו. למשל, ניתן לדעת כמה משפחות ביקשו המשך טיפול או כמה משפחות חתמו על החוזה

קבלת נתונים ראשוניים מ-Web Service

ניתן להקים מערכת בה המשתמשים מבצעים לוגין על מנת להיכנס. בעת הכניסה למערכת מתבצעת פניה ל-Web Service השולף פרטים רלבנטיים אודות המשתמש ושותל אותם בטופס.

תהליך מסוג זה יכול למעשה לעבוד בשני כיוונים.

1) תהליך המתחיל אצל הלקוח פונה אל Web Service הנמצא על השרת שלנו וכך התהליך מתחיל.

2) אנחנו פונים אל Web Service  הנמצא בשרת של הלקוח, שוליפ את הנתונים ומתחילים בתהליך.

כניסה למילוי טופס רק לאחר קבלת SMS

במקרים בהם יש צורך באבטחה רבה יותר, לאחר שהלקוח מבצע לוגין מוצלח למערכת נשלח אליו SMS עם קוד. על מנת למלא את הטופס המשתמש חייב להזין את הקוד שקיבל ב-SMS

מערכת טפסי ספקים

לרוב הארגונים יש ספקים שצריכים למלא מגוון טפסים על מנת להפוך לספקים של הארגון. כיום, בד"כ, הספקים מחזירים טפסים סרוקים בפקס או במייל שבמקרים רבים הם גם באיכות נמוכה (הכל מניסיון אישי...).

מערכת טפסי ספקים תאפשר לארגון שלכם לשלוח לספקים שלכם קישורים אל הטפסים, כאשר ניתן  לאפשר כניסה רק באמצעות סיסמא.

כיוון שכל הטפסים ממולאים בצורה דיגיטלית, האיגות שלהם גבוהה ואין כמובן בעיה לקרוא את התוכן.

מערכת כזו יכולה להיות גמישה מאוד.  לדוגמא,  לא כל הספקים צריכים למלא את אותם הטפסים בהכרח, ניתן לקבוע שדות חובה בטופס לספק א אך לא לספק ב ועוד.

ניתן לדעת מי לא מילא עדין את הטפסים או מתי הם כן מלאו אותם ועוד ועוד.